Kun järjestetään luokkaretki, varainkeruusta kannattaa tehdä kirjallinen suunnitelma ja sopimus heti, kun luokan opettaja ja huoltajat ovat päättäneet, että se järjestetään.
Sopimuksen on oltava valmiina ajoissa edellisellä lukukaudella: syksyn retkien sopimukset keväällä, kevään retkien syksyllä. Opettaja ottaa sopimuksen mukaan retken toimintasuunnitelmaan, jonka perusopetusjohtaja hyväksyy. Hyväksynnän jälkeen esimerkiksi vakuutukset astuvat voimaan.
Suunnitteluvaiheessa kannattaa varainkeruun tavoitteeksi ottaa ajateltua tarvetta suurempi summa, sillä mahdollinen ylijäämä on helppo käyttää luokan muuhun yhteiseen toimintaan.
Jos ostetaan varainhankintatuotteita, ei käytetä koulun tai opettajan rahoja, vaan maksu suoritetaan luokan tililtä tai maksetaan huoltajalle, joka tilaa tuotteet.
Joissain varainhankinnan muodoissa rahallista alkupanosta ei tarvita. Näitä ovat esimerkiksi varainhankinta netissä Varainhankkija.fi -palvelun avulla ja usein myös talkootyö ja rahankeräys.
Varainhankkija.fi -palvelussa saa ilmaiseksi oman verkkokaupan, joka sisältää tunnettuja digitaalisia brändituotteita. Tuotteina on muun muassa tilausjaksoja, joista jotkin ovat luokkaretken tukijalle ilmaisia.
Luokka saa jokaisesta tilauksesta rahaa, vaikka tilaaminen olisi tukijalle ilmaista. Palkkiot ovat hyviä ja ilmaisjaksotilauksista luokka saa 5-7 euroa per kappale. Yksi kannattaja voi pelkästään niillä tukea jopa 24 euron edestä, veloituksetta.
Korkeimmat palkkiot yhdestä tilauksesta ovat 30 euroa per tilaus.
Varainkeruun vastuut ja rahaliikenne
Luokan vanhemmista valitaan varainkeruun vastuutehtäviin halukkaat henkilöt. Opettajalla ei ole velvollisuutta osallistua varainhankintaan, eikä hän saa olla vastuussa retkikassasta. Opettajan on kuitenkin oltava perillä matkatilin kirjanpidosta ja tilintarkastuksesta.
Luokalle tarvitaan varainkeruuta varten pankkitili. Luokkaretkirahat ovat siellä tallessa, ja tililtä näkyvät kaikki talletukset, nostot ja maksut.
Tilin avaamisesta päätetään vanhempainillassa tai kokouksessa, josta laaditaan pöytäkirja.
Pöytäkirjaan merkitään päätökset tilinavauksesta ja tiliin liittyvistä yksityiskohdista. Näin pöytäkirjaa voi käyttää pankissa tilin avaamisen yhteydessä. Pankeista voi kysyä etukäteen heidän tarkemmista käytännöistään koululuokan tilinavauksessa.
Samassa kokoontumisessa kannattaa päättää varainhankinnan ja varojen käytön yksityiskohdista. Päätökset tarvitaan retken hyväksyntää varten.
Pöytäkirjaan merkitään:
1. Yhteyshenkilön ja varayhteyshenkilön nimet
2. Pelisäännöt päätöksenteolle.
3. Tilin omistaja ja tilin tarkoitus, tilin käyttöön oikeutetut henkilöt sekä muut tiliin liittyvät palvelut ja oikeudet, kuten muutos- ja lopetusoikeudet ja oikeudet käyttää tiliä yksin. Käyttöön oikeutettuja henkilöitä pitää olla vähintään kaksi, mielellään kolme.
4. Arvio tulevasta maksuliikenteestä
5. Varainhankinnan ja varojen käytön pelisäännöt:
– miten varainhankinta tehdään
– miten ylijääneet rahat käytetään
– mitä tapahtuu, jos luokalle tulee uusi oppilas tai oppilaita
– mitä tehdään, jos varoja ei saada koottua tarpeeksi
– mitä tapahtuu, jos oppilas vaihtaa koulua
– menettely valvojiksi ryhtyvien huoltajien matkakuluissa
Pöytäkirjaan tulee lisäksi tilin nimi, läsnä olleiden allekirjoitukset sekä paikka ja aika.
Tiliä ei ole suositeltavaa avata sellaisen henkilön nimiin, joka saa harkinnanvaraisia etuuksia tai jolla on riski varojen ulosmittauksesta, sillä yhdessä kerätyt varat voi esimerkiksi Kela tai ulosottoviranomainen katsoa tilinomistajan henkilökohtaisiksi varoiksi.
Tili on mahdollista avata myös koko luokan nimiin, mutta se on usein huomattavasti mutkikkaampaa.
Jos tilin avaaja on rekisteröity yhdistys, voi avata tilin suoraan yhdistyksen nimiin. Pankkiin tarvitaan mukaan pöytäkirjan lisäksi kaupparekisteriote.
Käytännössä myyjäisistä ja muista varainhankintakeinoista saatujen rahojen tilityksestä vastaa kyseessä olevan tapahtuman vastuuhenkilö.
Myös yksittäisten varainhankintakeinojen käytännöistä ja vastuuhenkilöistä kannattaa sopia erikseen kirjallisesti.
Vastuuhenkilö toimittaa rahastonhoitajalle myyntilistan ja kuitit odotettavissa olevista tilityksistä.
Huoltajat tilittävät keräämänsä rahat suoraan luokan tilille. Voidaan myös sopia, että käteistä saa toimittaa rahastonhoitajalle.
Rahastonhoitaja valvoo, että tilitykset tapahtuvat tapahtuman vastuuhenkilön antaman listan mukaisesti.
Huoltajista voidaan valita vielä tilintarkastajat.
luokkaretki & varainkeruun vinkit sekä ideat
Vanhemmat ja oppilaat voivat kerätä rahaa luokkaretkeä varten muun muassa:
- Myyjäisistä tai kirpputoreilta
- Määräaikamaksuilla retkitilille
Huoltajat voivat maksaa vapaaehtoisesti jonkun sovitun summan retkitilille esimerkiksi kuukausittain
- Arpajaisista
Koululuokka voi järjestää pien- tai miniatyyriarpajaisia tavara-arpajaisina ilman poliisilta anottavaa lupaa. Jos tuotto jää alle 3333,33 euron, arpajaisveroa ei tarvitse maksaa. - Tapahtumamaksuista
- Talkootyöstä
- Ilmaisen sähköisen varainhankintapalvelun avulla
Palvelu välittää useiden eri yritysten digituotteita myytäväksi etuhintaan ja luokalle hyvillä tuotoilla.
Varojen hankinta tapahtuu jakamalla linkki luokalle personoidulle tuotesivulle. Vanhemmat ja oppilaat voivat vapaaehtoisesti tuoda tuotteita esille verkostolleen, samaan tapaan kuin hyödykemyynnissä. - Sponsoreiden avulla
- Menemällä yleisöksi tai avustajaksi tv-ohjelmiin
Tuotantoyhtiöihin kannattaa ottaa itse yhteyttä. - Vastikkeettomalla rahankeräyksellä
Katso lisätietoa luokan järjestämästä rahankeräyksestä tästä artikkelista.
Varainkeruuseen liittyvillä matkoilla huoltajien on järjestettävä lapsille riittävä valvonta ja kuljetukset. Huoltajien kannattaa myös tehdä yhteinen saatekirje myyntityön avuksi. Sillä ehkäistään väärinkäytöksiä ja helpotetaan myyntityötä.
Varainhankinnasta vastaavan pitää pyytää huoltajilta kirjallinen suostumus lapsen osallistumisesta myyntityöhön, koska alle 15-vuotiaan toimiminen yrityksen tuotteiden myyjänä edellyttää huoltajan suostumusta.